Charte des données personnelles

Dans le cadre de ses activités, la société Hyteck Aroma-Zone, SA au capital de 60980 Euros, dont le siège social est situé au 25 rue de l’Ecole de Médecine, inscrite au Registre du Commerce et des Sociétés de Paris sous le numéro 334 806 502 (ci-après dénommée « Aroma-Zone ») est amenée à traiter vos données personnelles.

Délégué à la protection des données personnelles

PINT Avocats

dpo@aroma-zone.com

La présente Charte des données personnelles (ci-après la « Charte ») vous informe sur la façon dont Aroma-Zone s’engage, en sa qualité de responsable de traitement, à assurer la protection, la confidentialité et la sécurité des données à caractère personnel qu’elles traitent conformément à la législation en vigueur en France et notamment le RGPD (Règlement UE 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016) et la LIL (Loi n°78-17 du 6 juillet 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés. La présente Charte s’applique aux candidats postulant à des offres d’emploi proposées par Aroma-Zone, ainsi qu’aux utilisateurs du site carrière accessible via la plateforme de recrutement. Elle peut être amenée à évoluer. Vous êtes donc invités à la consulter régulièrement.

Comment Aroma-Zone utilise vos données ?

Nous recueillons et utilisons vos données personnelles pour la finalités et durée décrite ci-dessous :

Vos candidatures

• Vos données : prénom, nom de famille, adresse email, numéro de téléphone, contenu de la lettre de motivation, contenu du CV
• Finalités et bases légales : ces informations nous permettent de rechercher de profils pertinents (candidature spontanée et réponse à une offre d’emploi) et de gérer les procédures de recrutement fondées sur nos intérêts légitimes dans le cadre de nos activités de recrutement, ainsi que sur l’exécution du mesures précontractuelles lorsque le candidat est retenu. Lorsque le candidat y consent, nous conservons également ses données dans notre CVthèque pour le recontacter en cas de nouvelles opportunités.
• Durée de conservation : les données du candidat sont conservées pendant la durée nécessaire à l’aboutissement du processus de recrutement. Si le candidat est retenu, ses données seront intégrées dans son dossier administratif et conservées pendant la durée applicable à celui-ci. Si le candidat non retenu ne consent pas à ce que ses données soient conservées dans notre CVthèque, nous supprimons ses données au bout de 7 (sept) jours à l’issue de la décision de refus. Si le candidat non retenu consent à ce que ses données soient conservées dans notre CVthèque, nous supprimons ses données au bout de 2 (deux) ans à compter du dernier contact.

Qui a accès à vos données ?

Les destinataires de vos données
Les données collectées sont destinées aux services internes d’Aroma-Zone. Néanmoins, elles peuvent être transmises et traitées par des tiers si le transfert de ses données se révèle nécessaire à la réalisation des finalités mentionnées dans la présente Charte et au respect des obligations légales d’Aroma-Zone, et notamment à tout tiers autorisé lorsque cette communication est nécessaire :

• au respect d’une obligation légale ou de la demande d’un tribunal
• à la poursuite d’une enquête ou d’une procédure opposable à Aroma-Zone
• à la défense des droits d’Aroma-Zone
• aux organismes prestataires d’Aroma-Zone tels que banques, commissaires aux comptes, avocats etc...
• à l’ensemble des sous-traitants d’Aroma-Zone intervenant :
• en matière de services informatiques (hébergement, sécurité) incluant notamment le prestataire mettant à disposition la plateforme TeamTailor
• en matière de sécurité
  
  

Comment nous protégeons vos données personnelles ?

Aroma Zone sécurise vos données personnelles en mettant en place des mesures physiques, organisationnelles et techniques adéquates afin d’éviter tout accès, altération, utilisation, divulgation, modification ou destruction non autorisé, conformément aux textes de loi applicables en la matière.

Bien que Aroma Zone déploie tous les moyens possibles pour protéger vos données personnelles, nous ne pouvons pas assurer la sécurité des informations transmises sur notre site lorsqu'elles circulent sur Internet via un protocole non sécurisé.

Quels sont vos droits sur vos données ?

Vos droits sur vos données

• Le droit d'accès : il s’agit du droit d'obtenir la confirmation du traitement de vos données personnelles ainsi que la communication d’un certain nombre d’informations sur la façon dont vos données personnelles sont traitées par Aroma-Zone
• Le droit de rectification : il s’agit du droit d'obtenir la rectification de vos données personnelles lorsqu’elles sont inexactes ou incomplètes
• Le droit à l’effacement (« droit à l’oubli ») : il s’agit d’obtenir l’effacement de vos données personnelles lorsqu’elles ne sont plus nécessaires au regard des finalités pour lesquelles elles ont été collectées ou en cas d’opposition au traitement de vos données personnelles. Le droit à l’effacement n’est pas opposable dans les cas prévus à l’article 17.3 du RGPD. En particulier, ce droit n’est pas ouvert tant qu’un contrat est en cours d’exécution, ni dans le cas de l’archivage pour la constatation, l’exercice ou la défense d’un droit en justice
• Le droit d'opposition : il s’agit du droit de vous opposer au traitement de vos données personnelles par Aroma-Zone. Vous avez le droit de vous opposer à tout moment, pour des raisons tenant à votre situation particulière, à tout traitement fondé sur l’intérêt légitime d’Aroma-Zone. Dans ce cas, Aroma-Zone s’engage à ne plus traiter les données personnelles concernées, à moins qu'elle ne démontre qu'il existe des motifs légitimes et impérieux pour le traitement qui prévalent sur vos intérêts et vos droits, ou pour la constatation, l'exercice ou la défense de droits en justice. En cas d’opposition à des traitements à des fins de prospection, Aroma-Zone s’engage à ne plus traiter les données personnelles concernées à ces fins
• Le droit de limitation du traitement : il s’agit du droit de limiter l’utilisation de vos données personnelles qui est faite par Aroma-Zone, sous réserve de respecter les critères posés par l’article 21 du RGPD
• Le droit à la portabilité : il s’agit du droit de faire transférer vos données personnelles dans un format lisible et structuré directement par Aroma-Zone à un autre responsable de traitement, lorsque cela est techniquement
• Le droit de retirer son consentement : il s’agit du droit de retirer votre consentement pour les traitements de données basés sur celui-ci, le retrait du consentement étant applicable pour l’avenir
• Le droit de s’inscrire sur la liste d’opposition au démarchage téléphonique Bloctel en cas de collecte du numéro de téléphone
• Le droit d’introduire une réclamation : il s’agit du droit d’introduire une réclamation auprès de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés si vous considérez que le traitement opéré constitue une violation de ses données personnelles
• Le droit de définir les directives relatives au sort de vos données personnelles après votre mort.

Comment exercer vos droits ?

Vous pouvez exercer vos droits à tout moment via notre formulaire dédié ou en vous adressant à l’adresse dpo@aroma-zone.com.

Possibilité de saisir la CNIL

Si vos échanges avec Aroma-Zone n’ont pas été satisfaisants, vous avez la possibilité d’introduire une réclamation auprès de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL), autorité de contrôle en charge du respect des obligations en matière de données à caractère personnel en France (www.cnil.fr).

Dear Candidate,

Thank you for your request regarding the personal data processed by Aroma-Zone in connection with your application.

Please find below information about how we collect, use and protect your personal data as part of our recruitment process.

PRIVACY POLICY

This privacy policy sets out how Aroma-Zone uses and protects your personal data through your interactions with us.

We keep our privacy policy under regular review. This version was last updated on 19 May 2026.

Data Controller

Aroma-Zone (Group) is made up of different legal entities.

This privacy policy is used on behalf of the Group so when we mention ‘Aroma-Zone’, ‘we’, ‘us’ or ‘our’ in this privacy policy, we are specifically referring to one of the following companies:

Hyteck Aroma-Zone SA

Postal address: 25 rue de l'Ecole de Médecine, 75006 Paris, France

Aroma-Zone UK Ltd

Postal address: Becket House, 1 Lambeth Palace Road, London, England, SE1 7EU

We have appointed a data protection officer (DPO) who is responsible for overseeing questions in relation to this privacy policy. You can contact our DPO using the information set out below.

• Email: dpo@aroma-zone.com

• Postal address: DPO, Aroma Zone, 1366 Route de Gordes, 84220 Cabrières d’Avignon, FRANCE

The types of personal data we collect about you and how we use it

Personal data means any information about an individual from which that person can be identified.

We may collect, use, store and transfer different types of personal data about you as described below. We also describe the legal basis we rely on to do so. We will only retain your personal data for as long as reasonably necessary to fulfil the purposes we collected it for. We may retain your personal data for a longer period in the event of a complaint or if we reasonably believe there is a prospect of litigation in respect to our relationship with you.

To determine the appropriate retention period for personal data, we consider the amount, nature and sensitivity of the personal data, the potential risk of harm from unauthorised use or disclosure of your personal data, the purposes for which we process your personal data and whether we can achieve those purposes through other means, and the applicable legal, regulatory, tax, accounting or other requirements. By

In some circumstances you can ask us to delete your data: see paragraph ‘Your rights regarding your data’ for further information.

Job applications

• Types of data collected: identity data such as first name and surname; contact data such as email address and telephone number and application data such as CV and cover letters.
• Purpose: to enable us to search for relevant profiles (unsolicited applications and responses to job offers) and to manage recruitment procedures
• Legal basis: our legitimate interests in the context of our recruitment activities; execution of pre-contractual measures when the candidate is selected and/or consent.
• Retention period: as long as is necessary to complete the recruitment process. If the candidate is selected, their data will be included in their administrative file and kept for the period applicable to this file. If the unsuccessful candidate does not consent to their data being kept in our CV database, we will delete their data after 3 months following the decision to refuse. If the unsuccessful candidate consents to their data being kept in our CV database, we will delete their data after 2 years following the last contact.

Who has access to your data?

Recipients of your data

Your personal data is accessed by authorised teams within Aroma-Zone.

It may also be shared with third parties where necessary, including:

• to comply with legal obligations or court orders
• in the context of legal proceedings or to protect Aroma-Zone’s rights
• with professional advisors (such as lawyers, auditors, banks)
• with service providers and processors, including:
  • IT service providers (hosting, security)
  • recruitment platform providers (including Teamtailor)

How do we protect your personal data?

Aroma Zone secures your personal data by putting in place appropriate physical, organisational and technical measures to prevent unauthorised access, alteration, use, disclosure, modification or destruction, in accordance with the relevant legislation.

We have put in place procedures to deal with any suspected personal data breach and will notify you and any applicable regulator of a breach where we are legally required to do so.

Although Aroma Zone makes every effort to protect your personal data, we cannot ensure the security of information transmitted to our website when it travels over the Internet using an unsecured protocol.

Your rights regarding your data

You have a number of rights under data protection laws in relation to your personal data.

You have the right to:

• Request access to your personal data (commonly known as a "subject access request"). This enables you to receive a copy of the personal data we hold about you and to check that we are lawfully processing it.
• Request correction of the personal data that we hold about you. This enables you to have any incomplete or inaccurate data we hold about you corrected, though we may need to verify the accuracy of the new data you provide to us.
• Request erasure of your personal data in certain circumstances. This enables you to ask us to delete or remove personal data where there is no good reason for us continuing to process it. You also have the right to ask us to delete or remove your personal data where you have successfully exercised your right to object to processing (see below), where we may have processed your information unlawfully or where we are required to erase your personal data to comply with local law. Note, however, that we may not always be able to comply with your request of erasure for specific legal reasons which will be notified to you, if applicable, at the time of your request.
• Object to processing of your personal data where we are relying on a legitimate interest (or those of a third party) as the legal basis for that particular use of your data (including carrying out profiling based on our legitimate interests). In some cases, we may demonstrate that we have compelling legitimate grounds to process your information which override your right to object.
• You also have the absolute right to object any time to the processing of your personal data for direct marketing purposes.
• Request the transfer of your personal data to you or to a third party. We will provide to you, or a third party you have chosen, your personal data in a structured, commonly used, machine-readable format. Note that this right only applies to automated information which you initially provided consent for us to use or where we used the information to perform a contract with you.
• Withdraw consent at any time where we are relying on consent to process your personal data. However, this will not affect the lawfulness of any processing carried out before you withdraw your consent. If you withdraw your consent, we may not be able to provide certain products or services to you. We will advise you if this is the case at the time you withdraw your consent.
• Request restriction of processing of your personal data. This enables you to ask us to suspend the processing of your personal data in one of the following scenarios:
  • If you want us to establish the data's accuracy;
  • Where our use of the data is unlawful but you do not want us to erase it;
  • Where you need us to hold the data even if we no longer require it as you need it to establish, exercise or defend legal claims; or
  • You have objected to our use of your data but we need to verify whether we have overriding legitimate grounds to use it.

How can you exercise your rights?

You can exercise your rights at any time via:

• o our dedicated contact form;

• o by sending an e-mail to dpo@aroma-zone.com;

• by post: To the attention of the Data Protection Officer, Aroma Zone, 1366 Route de Gordes, 84220 Cabrières d’Avignon, FRANCE

You will not have to pay a fee to access your personal data (or to exercise any of the other rights). However, we may charge a reasonable fee if your request is clearly unfounded, repetitive or excessive. Alternatively, we could refuse to comply with your request in these circumstances.

We may need to request specific information from you to help us confirm your identity and ensure your right to access your personal data (or to exercise any of your other rights). This is a security measure to ensure that personal data is not disclosed to any person who has no right to receive it. We may also contact you to ask you for further information in relation to your request to speed up our response.

We try to respond to all legitimate requests within one month. Occasionally it could take us longer than a month if your request is particularly complex or you have made a number of requests. In this case, we will notify you and keep you updated.

Complaints

You have the right to make a complaint at any time to the Information Commissioner’s Office (ICO), the UK regulator for data protection issues (www.ico.org.ukOpens in a new window). We would, however, appreciate the chance to deal with your concerns before you approach the ICO so please contact us in the first instance.